在香港成立的有限公司須每一年向公司註冊處按時提交周年申報表（表格NAR1），以更新公司最新資訊，確保公司公開記錄的時效性和準確性。這份文件對於維持公司合規性、支持銀行開戶或申請政府資助至關重要，未能按時提交可能導致嚴重罰款。本文將全面解析周年申報表的定義、內容、用途、提交方式、費用、期限及逾期罰則，並提供實用建議與常見誤區指引，助新手老闆輕鬆掌握申報流程！
什麼是周年申報表？
根據《香港公司條例》規定，周年申報表是香港公司每年法定申報的重要文件之一，記錄截至公司成立周年日的最新資料，例如註冊辦事處地址、股東、董事和公司秘書等，主要用於更新公司註冊處的公開記錄，確保公司資訊的透明度及準確性，是公司合規的重要環節。
周年申報表有什麽用途？
周年申報表不僅是法定義務，也是維護公司信譽、促進商業運作順暢的重要工具。任何人士（例如潛在投資者、商業夥伴或公眾）都可以透過公司註冊處查詢公司架構以及最新營運狀況，有助於公司證明其合規性以促進商業信任，亦避免因記錄不全而影響業務進展。
作為新手老闆，幫公司提交周年申報表的主要用途包括：
- 開設銀行戶口
- 銀行借貸
- 轉股/生意轉讓
- 收購合併
- 財務報表審核
- 申請政府資助
- 牌照申請
- 商業活動（商業合同簽署）
- 任何有需要證明公司股東、董事和公司秘書等資料
周年申報表應包含什麼資料？
在填寫NAR1表格時，公司必須準確提供截至申報日期的以下資訊：
- 公司名稱與商業登記號碼：必須填寫公司註冊時登記的法定名稱。自2023年12月起，NAR1表格要求必須使用8位數字的商業登記號碼（唯一業務識別碼），需注意舊有的公司註冊號碼已不再適用。
- 註冊辦事處地址：在香港的註冊辦事處地址，用於接收官方函件及法律文件。
- 股本結構（如適用）：涵蓋授權股本、已發行股份總數、各類股份的面值、投票權、股東持股比例及年内股份變動詳情。
- 公司董事及秘書資料：包括姓名、身份證明部分編號及聯繫方式。
- 股東名冊及資料：包括姓名、持股比例和通訊地址。
- 公司記錄：需列明公司記錄存放地址。
對於私人公司，周年申報表不需要附上財務報表、利潤表或現金流量表（這些屬於稅務申報或審計範疇）。然而，上市公司或擔保有限公司可能還需提交經認證的財務報表、董事報告和審計報告。
哪些公司需要提交周年申報表？
所有在香港註冊的有限公司，包括私人有限公司（無論本地或海外註冊）、上市公司和擔保有限公司，均需提交周年申報表。上市公司或擔保有限公司可能需附上額外財務文件並遵守特定財務報告要求。
豁免提交的公司類型包括：
- 不活動公司：若公司被正式列為「不活動公司」（即無重大會計交易，例如買賣資產、股份轉讓等），即可申請豁免提交周年申報表。然而，此類公司需提交「不活動公司聲明」並獲公司註冊處批准。一旦恢復活躍狀態，則必須恢復提交周年申報表。
已解散或註銷的公司：若公司已完成清盤或被公司註冊處註銷，則無需提交周年申報表。
周年申報表需要在什麽時候提交？
周年申報表的提交期限取決於公司類型和成立日期：
- 私人有限公司：每年需在公司成立周年日起計42天內提交。
- 上市公司及擔保有限公司：每年需在年度股東大會後42天內，或公司成立周年日起計6個月內提交（以較早者為準）。
注意，即使公司資料無變動或無任何業務營運，都必須按時提交周年申報表。周年申報不設延期提交，公司必須在法定截止日期前完成申報。
如何遞交周年申報表？
公司可自由選擇以紙本或電子形式提交周年申報表。紙本形式適合不熟悉電子平台或需提供大量紙質附件的企業，但遞交及處理耗時較長，且易因格式錯誤被退回；電子提交高效便捷，成本低，並可即時確認提交狀態。
- 紙本提交：將填妥的NAR1表格及正確的周年登記費用郵寄或親自遞交至公司註冊處（地址：香港金鐘道66號金鐘道政府合署高座14樓）。若選擇以支票形式繳交周年登記費，支票抬頭請註明「公司註冊處」。
- 電子提交：透過公司註冊處的註冊易（e-Registry）網站，在網上填妥電子表格並繳交周年登記費用。
除按時遞交周年申報表外，公司亦需在日常營運中妥善管理財務記錄、發票及開支等，以符合稅務及公司審計要求。對於中小企而言，這些工作往往耗時且易出錯，因此越來越多公司會選用專業的綫上會計軟件來自動化處理帳務、生成報表，大大減輕行政負擔，讓新手老闆可以專注發展業務。
周年申報表遞交費用是多少？
周年申報表的提交費用因公司類型和遞交形式而異：
- 私人有限公司：電子提交的標準費用約為港元$105，紙本提交費用略高。
- 上市公司及擔保有限公司：費用可能因附加文件要求而增加。
然而，任何本地私人公司如未能在 42 日訂明時限內遞交周年申報表，便會違反《公司條例》，面臨由港元$870至$3,480不等的罰款。公司秘書及董事亦可能面臨檢控，最高可被處罰款港元$50,000。
結語與行動建議
按時提交周年申報表是香港公司確保合規運營的關鍵一環。為避免繁瑣手續和逾期罰款，企業可以委託專業會計服務公司，高效管理申報流程、簡化手續。Compass香港提供香港會計及簿記服務，助您跟上帳戶、資產負債表、及遞交文件等要求，從日常會計到年終業務營運一站式包辦。
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常見問題
哪些公司需要提交周年申報表？
所有香港註冊的有限公司（私人、上市、擔保）每年均需按時提交周年申報表，不活動公司和已解散或註銷的公司除外。
誰負責提交周年申報表？
根據《公司條例》規定，周年申報表必須由公司董事或秘書填寫並簽署確認，方可以紙本或電子形式提交。周年公司秘書或授權代表負責提交，通常由公司秘書服務機構代辦。
逾期提交會有什麼後果？
私人有限公司每年需在公司成立周年日起計42天內提交。上市公司及擔保有限公司每年需在年度股東大會後42天內，或公司成立周年日起計6個月內提交（以較早者為準）。
若未能在期限內提交周年申報表，公司可能面臨由港元870元至3,480元不等的罰款，罰金隨逾期時間延長而累計，最高可達數萬港元。相關責任人（如董事或公司秘書）更可面臨監控和被追究法律責任。
填表時應使用公司註冊號還是商業登記號？
自2023年12月起，NAR1表格要求必須使用8位數字的商業登記號碼（唯一業務識別碼），舊有的公司註冊號碼已不再適用。
自助填表時有哪些常見誤區？
自助填寫周年申報表時，許多公司因不熟悉流程而易犯錯，導致表格被駁回、逾期罰款或法律後果。常見填表錯誤包括：
- 使用錯誤的識別號碼：自2023年12月起，必須填寫8位數字的商業登記號碼，而非舊有的7位公司註冊號碼。
- 資料不準確或未及時更新：公司基本資料須反映截至申報日（通常為成立周年日）的最新狀態。若有年內變更，未在表格中註明或與公司記錄不符，會被視為虛假申報，引發罰款或調查。
- 誤算提交期限：私人有限公司須在成立周年日後42天內提交，但許多人混淆為會計年度結束日或稅務申報期限，導致逾期。記住：期限以公司成立日為準，非財政年。
- 忽略簽署或附件要求：NAR1表格需由董事或公司秘書親自簽署（電子提交需數碼簽名），公眾公司或擔保公司更須附上經審計的財務報表及董事報告。自助填寫的公司常忘記此步驟，造成提交失敗。
- 錯誤預估遞交時間：許多自助填寫的公司會選擇用紙本形式提交，卻容易因郵寄延遲或格式錯誤最終導致逾期。
